Einwurf-Einschreiben: Riskante Post für Kündigungen – Was das Bundesarbeitsgerichtsurteil für Sie bedeutet
Im Geschäftsleben, besonders im Arbeitsrecht, ist der Zugang einer Erklärung von entscheidender Bedeutung. Eine Kündigung, eine Mahnung oder eine Fristsetzung wird rechtlich erst wirksam, wenn sie den Empfänger erreicht hat. Doch was passiert, wenn der Empfänger behauptet, das Schreiben nie erhalten zu haben? Wer muss dann beweisen, dass der Brief tatsächlich im Briefkasten gelandet ist?
Diese Frage stellt sich immer wieder, insbesondere bei der Verwendung von Einwurf-Einschreiben. Viele halten diese Versandart für einen sicheren Weg, den Zugang nachzuweisen. Das vorbenannte Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 30. Januar 2025 (Az. 2 AZR 68/24) hat jedoch klargestellt, dass es so einfach nicht ist.
Der Fall vor dem Bundesarbeitsgericht: Wenn die Kündigung im Briefkasten verschwindet
Um die Bedeutung des Urteils zu verstehen, hilft ein Blick auf den konkreten Fall, der vor dem höchsten deutschen Arbeitsgericht landete.
Die Vorgeschichte: Ein zerrüttetes Arbeitsverhältnis
Im Mittelpunkt stand eine Arzthelferin, die in einer augenärztlichen Praxis beschäftigt war. Das Vertrauensverhältnis zwischen ihr und ihrem Arbeitgeber war offenbar tiefgreifend gestört. Der Arbeitgeber warf ihr vor, im Impfpass ihres Ehemannes drei Corona-Impfungen eingetragen zu haben, die nie stattgefunden hätten. Nach einer Hausdurchsuchung bei der Mitarbeiterin soll sie sich zudem – dies war unstreitig – nachts per Fernzugriff in das Praxissystem eingeloggt und an 28 Stellen die Patientenakte ihres Mannes manipuliert haben.
Der Kündigungsversuch per Einwurf-Einschreiben
Mit Schreiben vom 26. Juli 2022 kündigte der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis außerordentlich fristlos, hilfsweise ordentlich. Dieses Kündigungsschreiben wurde per Einwurf-Einschreiben an die Adresse der Arzthelferin geschickt.
Der Streitpunkt: Kam der Brief wirklich an?
Im laufenden Kündigungsschutzverfahren brachte der Arbeitgeber diese zweite Kündigung erst Monate später, im November 2022, ins Spiel. Die Arzthelferin bestritt jedoch vehement, dieses zweite Kündigungsschreiben vom 26. Juli 2022 jemals erhalten zu haben. Der Arbeitgeber legte als Beweis für den Zugang den Einlieferungsbeleg des Einwurf-Einschreibens vor sowie einen Ausdruck des online abgerufenen Sendungsstatus, der besagte: „Die Sendung wurde am 28.07.2022 zugestellt.“ Doch reichte das aus?
Das Kernproblem: Wie beweist man den Zugang eines Briefes?
Eine Willenserklärung ist eine Äußerung, die darauf abzielt, eine bestimmte Rechtsfolge herbeizuführen – wie eben eine Kündigung. Damit eine solche Erklärung wirksam wird, muss sie dem Empfänger „zugehen“. Nach § 130 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) gilt ein Schreiben (eine verkörperte Willenserklärung) unter Abwesenden dann als zugegangen, wenn es so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass dieser unter normalen Umständen die Möglichkeit hat, davon Kenntnis zu nehmen.
Der Briefkasten gehört typischerweise zum Machtbereich des Empfängers. Wird ein Brief dort eingeworfen, gilt er in der Regel als zugegangen, sobald nach der allgemeinen Lebenserfahrung mit der nächsten Leerung durch den Empfänger zu rechnen ist (meist im Laufe des Tages des Einwurfs). Ob der Empfänger den Brief tatsächlich liest oder nicht, spielt für den Zeitpunkt des Zugangs keine Rolle. Entscheidend ist die Möglichkeit der Kenntnisnahme.
Die Krux mit dem Nachweis: Wer muss was beweisen?
Im Streitfall liegt die Beweislast – also die Pflicht, eine Tatsache vor Gericht zu beweisen – bei demjenigen, der sich auf den Zugang beruft. Im Fall einer Kündigung ist das der Absender, also der Arbeitgeber. Er muss beweisen, dass das Kündigungsschreiben tatsächlich im Briefkasten der Arbeitnehmerin gelandet ist und sie somit die Möglichkeit hatte, es zur Kenntnis zu nehmen. Gelingt ihm dieser Beweis nicht, gilt die Kündigung als nicht zugegangen und ist somit unwirksam.
Einwurf-Einschreiben: Die vermeintlich sichere Zustellungsart unter der Lupe
Viele Absender greifen zum Einwurf-Einschreiben, weil sie glauben, damit den Zugang sicher nachweisen zu können. Doch das BAG-Urteil zeigt die Grenzen dieser Methode auf.
Was ist ein Einwurf-Einschreiben?
Beim Einwurf-Einschreiben dokumentiert der Postzusteller den Einwurf der Sendung in den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers mit seiner Unterschrift auf einem Auslieferungsbeleg. Der Absender erhält einen Einlieferungsbeleg als Nachweis, dass er den Brief aufgegeben hat, und kann den Sendungsstatus online verfolgen. Im Gegensatz zum Übergabe-Einschreiben (Einschreiben mit Rückschein) wird die Sendung nicht persönlich übergeben, und der Empfänger quittiert den Erhalt nicht selbst.
Der Trugschluss vom Anscheinsbeweis: Warum der Einlieferungsbeleg nicht reicht
Der Arbeitgeber im BAG-Fall hoffte auf den sogenannten Anscheinsbeweis (auch Prima-facie-Beweis genannt). Ein Anscheinsbeweis erleichtert die Beweisführung in Situationen, in denen ein bestimmter Ablauf typischerweise zu einem bestimmten Ergebnis führt. Man geht aufgrund allgemeiner Lebenserfahrung davon aus, dass, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen, auch das erwartete Ergebnis (hier: Der Zugang des Briefes) eingetreten ist.
Das BAG stellte jedoch klar:
Bei einfachen Briefen gibt es keinen Anscheinsbeweis für den Zugang. Die bloße Absendung beweist nichts über den Erhalt.
Die Vorlage des Einlieferungsbelegs eines Einwurf-Einschreibens allein erhöht die Wahrscheinlichkeit des Zugangs gegenüber einem einfachen Brief nicht signifikant genug, um einen Anscheinsbeweis zu begründen. Der Einlieferungsbeleg beweist nur die Aufgabe bei der Post, nicht den Einwurf in den richtigen Briefkasten.
Der entscheidende Unterschied: Der Auslieferungsbeleg als Schlüssel zum Beweis
Hier kommt der Auslieferungsbeleg ins Spiel. Der Bundesgerichtshof (BGH), das oberste deutsche Zivilgericht, hatte in früheren Entscheidungen (z.B. BGH, Urteil v. 27.09.2016 – II ZR 299/15) ausgeführt, dass ein Anscheinsbeweis für den Zugang eines Einwurf-Einschreibens dann sprechen kann, wenn der Absender sowohl den Einlieferungsbeleg als auch eine Reproduktion des Auslieferungsbelegs vorlegt.
Dieser Auslieferungsbeleg muss bestimmten Anforderungen genügen: Er sollte idealerweise dokumentieren, dass der Zusteller ein bestimmtes Verfahren eingehalten hat (z.B. Abziehen eines Etiketts vom Brief, Aufkleben auf den Beleg, Bestätigung des Einwurfs mit Unterschrift und Datum). Dieser dokumentierte Vorgang soll sicherstellen, dass der Zusteller seine Aufmerksamkeit besonders auf diese Sendung gerichtet hat und der Einwurf korrekt erfolgt ist.
Das BAG ließ in seiner Entscheidung offen, ob es dieser BGH-Rechtsprechung uneingeschränkt folgt. Im konkreten Fall spielte das aber keine Rolle, denn der Arbeitgeber konnte den entscheidenden Auslieferungsbeleg gar nicht vorlegen, sondern lediglich den Ausdruck der Online-Sendungsverfolgung.
Warum der Online-Sendungsstatus laut BAG nicht genügt
Der Arbeitgeber hatte stattdessen nur den Online-Sendungsstatus vorgelegt. Diesen bewertete das BAG als unzureichend für einen Anscheinsbeweis.
Die Gründe:
Anonymität: Der Status verrät nicht, wer die Zustellung vorgenommen hat.
Fehlende Details: Es fehlen Angaben zur genauen Uhrzeit, zur konkreten Adresse oder zum Zustellbezirk. Es ist unklar, wie zugestellt wurde (Einwurf, Übergabe?).
Kein Nachweis über Verfahren: Der Status belegt nicht, dass der Zusteller das vorgeschriebene Verfahren (wie vom BGH beschrieben) eingehalten und die notwendige Sorgfalt hat walten lassen.
Erschwerte Gegenwehr: Für den Empfänger ist es praktisch unmöglich, den Anscheinsbeweis zu erschüttern oder einen Gegenbeweis anzutreten, wenn nur ein solch vager Online-Status vorliegt. Er weiß nicht, wen er als Zeugen benennen könnte oder welche konkreten Umstände der Zustellung er widerlegen sollte.
Der Arbeitgeber hätte die Reproduktion des Auslieferungsbelegs bei der Deutschen Post anfordern können (die Aufbewahrungsfrist beträgt laut Urteil 15 Monate). Da er dies versäumt hatte, obwohl die Arbeitnehmerin den Zugang frühzeitig bestritten hatte, blieb er den Beweis für den Zugang schuldig. Die Kündigung vom 26. Juli 2022 war somit unwirksam.
Für Arbeitgeber: Risiken minimieren, Kündigungen sicherzustellen
Für Arbeitgeber bedeutet das Urteil primär eines: Vorsicht bei der Wahl der Zustellmethode! Das Einwurf-Einschreiben birgt erhebliche Risiken, wenn der Zugang im Streitfall nicht lückenlos bewiesen werden kann. Scheitert der Zugangsnachweis, ist die Kündigung unwirksam – mit allen Konsequenzen (z.B. Lohnnachzahlungen, Weiterbeschäftigung).
Was können Arbeitgeber tun, um den Zugang rechtssicher nachzuweisen?
Persönliche Übergabe unter Zeugen: Die sicherste Methode ist die persönliche Übergabe des Schreibens an den Empfänger. Idealerweise geschieht dies im Beisein eines Zeugen, der nicht selbst Partei des Arbeitsvertrages ist (z.B. ein Kollege aus der Personalabteilung, der nicht direkt Vorgesetzter ist). Der Zeuge sollte den Inhalt des übergebenen Schreibens kennen (oder zumindest das Kuvert und dessen Inhalt bezeugen können) und den Vorgang (Datum, Uhrzeit, Ort, Reaktion des Empfängers) schriftlich dokumentieren (Aktenvermerk). Der Empfänger kann gebeten werden, den Erhalt zu quittieren, ist dazu aber nicht verpflichtet.
Zustellung durch Boten: Eine ebenfalls sehr sichere Methode ist die Zustellung durch einen Boten. Dies kann ein Mitarbeiter des Unternehmens sein oder ein externer Kurierdienst. Wichtig ist:
Der Bote sollte zuverlässig sein und als Zeuge vor Gericht aussagen können.
Der Bote sollte den Inhalt des Schreibens kennen oder zumindest bestätigen können, dass das Originalschreiben in den Umschlag gelegt wurde, der dann verschlossen und von ihm zugestellt wurde.
Der Bote sollte den Einwurf in den Briefkasten des Empfängers (Datum, Uhrzeit, genaue Adresse, Beschreibung des Briefkastens) detailliert schriftlich dokumentieren (Zustellprotokoll). Dieses Protokoll dient als Gedächtnisstütze für eine mögliche spätere Zeugenaussage.
Übergabe-Einschreiben (mit Rückschein)? Dieses ist nicht unbedingt sicherer als das Einwurf-Einschreiben. Zwar erhält der Absender bei erfolgreicher Zustellung einen vom Empfänger unterschriebenen Rückschein. Wird der Empfänger aber nicht angetroffen und holt er das hinterlegte Schreiben nicht bei der Post ab, gilt es als nicht zugegangen. Auch die Annahmeverweigerung kann problematisch sein.
Zusammenfassend für Arbeitgeber: Verlassen Sie sich nicht blind auf das Einwurf-Einschreiben. Wählen Sie eine Zustellmethode, die Ihnen einen lückenlosen und glaubhaften Beweis des Zugangs ermöglicht. Dokumentieren Sie den Zustellvorgang sorgfältig.
